GUINGUETTE D’ASTOBIAGA

Appel à manifestation d’intérêt - RÈGLEMENT DE LA CONSULTATION 

1. Objet de l'appel à candidatures 

Le présent appel à projets a pour objet de mettre à disposition d’une tierce personne un emplacement sur le site de Astobiaga, à Ustaritz, via une autorisation d'occupation temporaire du domaine public non constitutive de droits réels, sur la surface précitée.
Le preneur exploitera librement son activité sur une durée maximale de 6 mois, à compter du 1er mai jusqu’au 31 octobre de l’année en cours, sur l’emplacement mis à disposition. Sur cette période, il sera tenu d’informer la commune de son choix sur les jours d’ouverture de manière anticipée, déclarative et prévisionnelle. 
Le candidat devra être apte à prendre en charge l’ensemble des coûts nécessaires à l’installation et au fonctionnement de l’équipement, puis à l'exploitation de son activité commerciale.
La commune d’Ustaritz se réserve le droit exclusif de mettre en place ponctuellement ses propres animations ou d’autoriser celles d’associations de la commune, sans que cela ne donne lieu à indemnité, ni réparation, ni replacement. 
L’impossibilité d’accès à l’emplacement pour des raisons indépendantes de la commune, ne donnera pas lieu à indemnité, réparation ou replacement. 

2. Présentation du site d’Astobiaga 

La surface mise à disposition se situe à droite à l’entrée du site d’Astobiaga, sur la partie enherbée. 
Une partie importante du site se trouvant en zone inondable en cas de crue importante, l’intégralité de l’installation doit nécessairement être mobile de manière à être repositionnée en cas d’alerte. 
Ce site est desservi par les transports en commun, et plus particulièrement par la ligne 40 du réseau de bus Txik-Txak (arrêt Eliza, sur la rue Hiribehere, à moins de 300m), ou bien par la gare d’Ustaritz (ligne Bayonne/Saint-Jean-Pied-de-Port). 
Le stationnement sur site est prévu sur le parking (d’une capacité estimée à 30 places) délimité sur le plan joint en annexe du présent appel à projets, ouvert seulement de 11h00 à 23h00. 
Les parcs publics de stationnement de la Gare (25 places, situé à 500m du site), Hiribehere (40 places, à 300m du site), puis de Sortha (40 places à 400m du site) viennent augmenter cette capacité, et sont reliés au site d’Astobiaga par itinéraires piétons sécurisés.   

3. Conditions d’exploitation 

• Conditions, jours et horaires d’ouverture :  

Les jours d’exploitation, sur la période définie en amont, seront définis à la discrétion de l’exploitant et devront être présentés à titre prévisionnel, en respectant un nombre de jours d’ouverture minimal : 

En cas d’intempéries et/ou de crues, ou en cas d’impondérables, ce seuil minimal de jours d’ouverture pourra être adapté en conséquence.
Si des manifestations incompatibles avec l’activité de la ginguette sont organisées par la ville sur ce site, cela pourra engendrer une fermeture (1 à 2 jours). L’exploitant en sera prévenu au moins une semaine à l’avance par les services communaux. 
Les horaires d’ouverture seront limités à une amplitude comprise entre 11h00 et 23h00. L’ouverture exceptionnelle au-delà de ces horaires pourra être accordée au cas par cas, sur demande auprès du Maire anticipée d’un minimum de 15 jours, et dans une limite de 5 jours sur l’ensemble des mois de juillet et août.  

• Aménagements :  

Dans l’éventualité où l’occupant souhaiterait effectuer des aménagements qui viendraient modifier l'esthétique ou l'emprise d'occupation telles que prévues initialement dans le projet accepté par la commune, il devra obligatoirement les soumettre pour accord préalable par lettre recommandée avec accusé de réception, à l'adresse suivante : Commune d’Ustaritz, Direction des services techniques, Place Lapurdi, 64 480 USTARITZ.
La buvette constituant une structure d'accueil visant à recevoir du public, le porteur de projet veillera à l'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite dans le respect des règles en vigueur, et à la sécurité de ses usagers.  

• Gestion et responsabilité du stationnement :  

La responsabilité et le respect de la réglementation au niveau des places de stationnement (exclusivement réservées aux usagers de l’établissement) devront être assurés par l’exploitant. 
Le stationnement longitudinal le long de la route départementale 137 est strictement interdit. L’exploitant devra en informer sa clientèle qui sera systématiquement redirigée vers les places de stationnement autorisées (notamment parkings de Sortha et Hiribehere et le parking de la gare, à proximité). 
L'arrêt sur site pour livraison et/ou maintenance est autorisé exclusivement sur la partie de stationnement (de 8h00 à 10h00), étant précisé que cet arrêt de véhicule se fera sous l’entière responsabilité de l’occupant. 

• Sanitaires :  

La mise en place de sanitaires est obligatoire (en assainissement autonome, pas de tout à l’égout sur site).  

• Gestion et responsabilité en cas de crue :  

Une partie du site étant soumise au risque d’inondations (zone rouge du PPRI), l’exploitation ne pourra par définition être effective en cas de crue. De manière à anticiper le phénomène, l’exploitant devra s’abonner au site vigicrue.gouv.fr et s’engager à le consulter quotidiennement.
En cas d’alerte orange, il ne pourra exploiter son activité et devra placer sa structure dans la zone de refuge, non inondable, précisée sur plan joint en annexe.  

• Propreté et entretien du site :  

Le site devra être maintenu en parfait état de propreté par l’exploitant. Les corbeilles seront installées et régulièrement vidées par l’exploitant autant que nécessaire. 
Les déchets seront gérés en autonomie par l’exploitant qui se rapprochera des services de la communauté d’agglomération pour obtenir à ses frais les containers de tri rendus nécessaires par son activité. 
La tonte des parties herbées du site destinées à l’exploitation (selon le plan joint) sera assurée par les services techniques de la commune, à raison de 1 tonte tous les 15 jours.  

• Alimentation en eau et électricité :  

L’installation et la consommation en eau, nécessaires à l’activité de l’exploitant, seront intégralement à la charge et de la responsabilité de l’exploitant. 
L’alimentation électrique du commerce (installation et consommation) sera intégralement à la charge et de la responsabilité de l’exploitant. Il est conseillé de recourir à un groupe électrogène de manière à garantir l’autonomie de l’installation. 
La sécurité du site et de l’alimentation électrique est de la responsabilité intégrale de l’exploitant, et devra être attestée avant ouverture de l’établissement au public par un bureau de contrôle agréé. L’exploitant en fera son affaire, et sera tenu de fournir l’attestation correspondante à la commune avant ouverture.  

• Accessibilité : 

L’accessibilité (personnes à mobilité réduite) du site de restauration et de sa terrasse devra être garantie par l’exploitant. Le porteur devra prendre en compte les différentes obligations réglementaires en matière d’accessibilité (ex : tablette PMR). 

4. Cahier des charges administratives  

• Convention d’occupation privative du domaine public communal : 

Les modalités d’occupation de l'espace mis à disposition seront formalisées par arrêté municipal et par convention, d'une durée proposée par le candidat, sans excéder 3 ans, compte tenu des investissements nécessaires à l'exploitation du site. 
Elle sera consentie à titre personnel et ne pourra faire l’objet d’une cession ou d’une sous-location par l’occupant.
Cette convention est soumise à la réglementation relative à l’occupation du domaine public (notamment articles L.2121-1 et suivants du Code Général de la Propriété des Personnes Publiques, (CG3P)), et sera donc précaire et révocable. 
Il est également précisé qu’aucun fonds de commerce ne peut être constitué.
Par ailleurs, la convention comprendra les éléments contractuels d’entretien des espaces publics et des espaces verts, le porteur de projet devant s'y conformer strictement. 

• État des lieux : 

L'espace mis à disposition du porteur de projet (issu du domaine privé de la commune) est considéré a priori, comme étant en parfait état.
L'espace remis au candidat retenu fera l'objet d'un état des lieux d’entrée et de sortie d'exploitation, dressé par des agents de la collectivité et contresigné par l’exploitant.
A l’issue de chaque période d'exploitation, l’occupant devra remettre les lieux dans leur état initial. Faute d’exécution de cette obligation, la Commune procédera à la remise en état aux frais de l’occupant et pourra dénoncer la convention d'occupation du Domaine Public. 

• Assurances : 

L’occupant devra souscrire toutes les assurances garantissant les risques de dommages aux biens et sa responsabilité civile, ainsi qu'une assurance professionnelle. 

• Démarches administratives : 

L’occupant devra effectuer toutes les démarches administratives nécessaires à l’exploitation de son activité commerciale, par ex : licence de débits de boissons (licence IV exclue), attestation de stage en hygiène alimentaire de moins de 5 ans, KBIS de moins de 3 mois, etc….
L’occupant devra respecter la réglementation liée à l’activité exercée. 
L’occupant devra adresser les attestations en cours de validité liées à son activité :
- Assurance,
- Kbis,
- Notice ou Rapport de vérification suivant l’installation,
- PV de vérification du matériel utilisé (en fonction des matériels proposés dans les projets).  

• Résiliation de la convention : 

La convention d’occupation du domaine public sera résiliée sans délai en cas de nonrespect d’une clause contractuelle ou pour motif d’intérêt général.
L’exploitant pourra résilier la convention sur demande motivée, et avec un préavis de 1 mois.  

• Sécurité du public : 

Le permissionnaire est dans l’obligation de quitter les lieux si la demande lui en est faite de la part de la collectivité, ou en cas d’alerte crue.
En cas d’évacuation du public, de danger imminent, et/ou d’événement exceptionnel, l’accès au site pourra être interdit, et ne donnera lieu à aucune indemnité ni réparation. Il est précisé que les alertes météorologiques représentent également un danger imminent. 

• Redevance : 

La redevance est composée :
- d'une part fixe, d'un montant de 300€/ mois pour la buvette,
- d'une part variable indexée sur le chiffre d'affaires et proposée par le candidat dans le cadre de cette mise en concurrence. 

La part variable proposée par le candidat devra représenter au minimum 3 % du chiffre d’affaires pour la première année d’exploitation, (afin de soutenir le lancement d’activité), puis sera revue après négociation, à partir de la deuxième année, en cas de poursuite de l’activité du fait d’une viabilité avérée de son modèle économique.  

• Charges de fonctionnement : 

L’occupant prendra à sa charge exclusive, tous les frais de raccordements liés à son activité et en fonction des disponibilités existantes sur le site.
Avant toute intervention, le permissionnaire devra avoir l’accord préalable de la mairie.
L’occupant sera tenu d’implanter et de prendre en charge l’entretien quotidien et régulier de sanitaires (consommables compris), dédiés à sa propre clientèle.
L’occupant devra s’acquitter des frais de fonctionnement en fluides (eau, électricité) et effectuera les démarches liées aux divers raccordements (abonnements).  

5. Cahier des charges techniques 

L'implantation des structures devra respecter le projet initial. 

• Entretien, maintenance et réparation Le candidat retenu s’engage à : 

- maintenir, à ses frais, les lieux occupés, en bon état. Procéder au nettoyage, à l’entretien courant de tout son équipement, et à l’évacuation des ordures ménagères dans les lieux prévus à cet effet ;
- assurer la maintenance technique de ses équipements ;
- effectuer, dans tous les espaces occupés, le nettoyage spécialisé des intérieurs et des extérieurs ainsi que tout entretien spécifique à l’activité ;
- prendre toutes dispositions nécessaires pour éviter le développement des insectes et rongeurs. 

En cas de perte, de dégradation ou de vol, la responsabilité de la Commune d’Ustaritz ne pourra être engagée. En cas de carence dans l’exercice des obligations ici détaillées, la Commune d’Ustaritz se réserve le droit de faire procéder à l’exécution d’office des travaux nécessaires, aux frais de l’occupant.En cas de non-respect du projet d’occupation du candidat retenu, ou de tout manquement au contrat, et après mise en demeure restée sans effet dans un délai de 15 jours, la Commune d’Ustaritz se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires afin de récupérer le site. 

• Affichage : 

Le porteur de projet veillera à ce qu'aucun « affichage sauvage » dans la ville ne soit effectué du fait de son activité (Règlement local de publicité). En cas de non-respect de cette obligation constatée par des agents assermentés :
- lesdits affichages pourront être retirés par les services communaux et les frais correspondants à ce temps de travail seront refacturés à l’exploitant au montant de 40€/heure,
- le Procès-verbal d'infraction sera transmis au Procureur de la République pour poursuites pénales. 

• Nuisances sonores : 

Le porteur de projet devra obligatoirement veiller à limiter l'intensité des émissions sonores durant son activité, y compris pendant les opérations de montage, démontage, d'approvisionnement et d'exploitation, cela afin d'éviter toute gêne pour le voisinage. 

• Montage et démontage des structures : 

Le porteur de projet devra prendre à sa charge le transport, le montage et le démontage des différentes structures ainsi que toute la manutention nécessaire à l'exécution de son activité. 

• Sobriété énergétique : 

Le porteur de projet veillera à prendre des mesures relatives à la sobriété énergétique de son activité, notamment en termes d'éclairage.  

6. Dossiers de candidature des candidats Il est demandé aux candidats : 

• une lettre de candidature exposant notamment l’intérêt porté à cette opération et les éléments qui qualifient le candidat pour la réaliser ;
• les références professionnelles ;
• le mémoire technique (la présentation détaillée du projet d'occupation,) comprenant :
  • le concept (ex : type de restauration, carte, menu, tarif,…).;
  • les photos ou des visuels du véhicule et du mobilier ;
  • Les jours et horaires de commercialisation qui viendront en complémentarité de l’offre actuelle sur site ; 

• un compte prévisionnel d’exploitation ;
• les engagements dans le cadre de la charte événement et écoresponsable, les actions mises en œuvre et les médias de valorisation. Le porteur de projet veillera, pour les parties lui incombant, à systématiquement employer les dispositifs d'éclairage les plus sobres en énergie (ampoules à économie d'énergie, etc.);
• L'application des principes du développement durable est conseillée, les engagements pris devront apparaître dans la présentation de projet ;
• les pièces administratives suivantes : 
  • extrait Kbis, de moins de 3 mois, 
  • attestations sociales et fiscales, 
  • attestations d’assurance,
  • attestation de formation d’hygiène 
  • toutes autres pièces nécessaires à l’appréciation du porteur de projet par la commune d’Ustaritz.  

Les candidats doivent également proposer le pourcentage de la part variable du chiffre d'affaires reversé à la commune. Cette part variable, proposée par le candidat devra représenter au minimum 3 % du chiffre d’affaires la première année d’exploitation (eu titre du soutien à la création d’activité), puis sera renégociée à partir de la deuxième année, une fois la viabilité du modèle économique attestée par les comptes d’exploitation. 
Les candidats peuvent se présenter seuls ou en groupement solidaire ou conjoint, en cas de groupement conjoint, un mandataire sera désigné.
Aucun candidat ne pourra participer à plusieurs groupements faisant acte de candidature à la présente consultation. La composition du groupement ne pourra en aucun cas être modifiée entre la date de remise du dossier et la signature de l'autorisation, sauf si cette modification vise à ajouter un ou plusieurs membres au groupement. Dans ce cas, l’accord de la commune devra être obtenu par écrit, préalablement.  

7. Déroulement de la procédure 

Le dossier de consultation est téléchargeable par voie électronique sur le site de la commune d’Ustaritz entre le 27 février et le 14 mars 2025.
Dépôt des dossiers en Mairie, en deux exemplaires (un papier, un sous clé USB)
Les plis fermés porteront la mention suivante : « Appel à projets – Guinguette d’Astobiaga »
Les plis devront parvenir, avant le 17 mars 2025 à 12h. Horaires d’ouverture des services consultables sur le site ustaritz.fr  

8. Visites sur site 

Préalablement à la remise de leur offre, les candidats pourront effectuer une visite du site en date du mardi 11 mars, à 11h00
Cette visite sera organisée par un représentant de la commune, sur inscription des candidats, par courriel à l’adresse mairie@ustaritz.fr.  

9. Analyse des candidatures 

La fourniture de la totalité des pièces administratives est un corollaire indispensable à l'analyse du dossier, leur absence pourra entraîner l'éviction du candidat.
La sélection et la présentation des offres se fera au sein de la Commission d’appel d’offres de la commune.
La Commission se réunira le 24 mars 2025 pour sélectionner le ou les meilleurs dossiers. Dans le deuxième cas, les candidats retenus pourraient alors être invités à présenter leur projet devant la Commission.

• Critères de jugement des offres Critères de pondération : 
  • Valeur technique, dont l'originalité du concept et l’esthétique : 40 %
  • Pertinence de la part variable de la redevance sur le chiffre d'affaires : 40 %
  • Solidité financière et capacités professionnelles du preneur : 20 %

• Conclusion d'une convention d'occupation temporaire du domaine public communal non constitutive de droits réels 

A l’issue de la négociation, la Commission proposera le lauréat ainsi qu'un projet de convention à Monsieur le Maire d’Ustaritz, pour décision.
Une convention concrétisera les engagements de l’exploitant à respecter l’ensemble des dispositions du présent règlement, et un arrêté du Maire autorisera formellement l’implantation et l’exploitation.   

10. Renseignements complémentaires 

Les candidats souhaitant obtenir des renseignements complémentaires devront formuler leurs demandes par courriel, à l'adresse suivante :  mairieustaritz.fr 
Il ne sera répondu qu’aux seules questions qui seront parvenues, au plus tard, huit jours francs avant la date limite de remise des offres.  

11. Modifications et compléments du présent appel à projets 

La commune se réserve la possibilité, au plus tard dix jours francs avant la date limite fixée pour la réception des plis, d’apporter des modifications ou compléments au dossier de consultation et de formuler des recommandations spécifiques aux candidats, dans le strict respect de l’égalité de traitement des candidats et des règles de concurrence.
Les candidats seraient alors tenus de remettre leurs offres en intégrant l’ensemble des compléments d’information que la commune leurs aura délivrés.
En cas de nécessité, le report de la date limite fixée pour la réception des plis pourra être prononcé par la commune au plus tard 10 jours avant la date précédemment fixée.  

12. Abandon de l'appel à projets 

La commune informe les candidats qu’elle se réserve le droit de mettre fin à l’appel à projets, à tout moment de la procédure, pour tout motif d’intérêt général. Dans cette éventualité, aucune indemnisation ne pourra être allouée aux candidats.